Comunicazione efficace: vuoi migliorarla? Falla a pezzi!

Scopri perché comprendere come funziona la mente e “fare a pezzi” la comunicazione ti aiuta a comunicare in modo più efficace. Nel lavoro e nella vita.

Prima cerca di capire e poi di essere capito. S. Covey Condividi il Tweet

comunicazione efficaceIn questo articolo iniziamo a parlare di comunicazione efficace. Una delle 12 soft skills per fare la differenza nel nel lavoro e nella vita.

In particolare troverai risposta a diverse domande.

In particolare:

  • Come faccio a capire se la comunicazione è stata efficace?
  • Cosa posso fare per sviluppare la comunicare efficace?
  • Quali sono i punti principali da ricordare e mettere in pratica?
  • Che argomento affrontiamo nella prossima puntata?

In fondo alla pagina troverai:

  • il decalogo della comunicazione efficace
  • alcune domande per te che ti aiutano a trasportare il decalogo nella pratica
  • i link alle risorse citate in questo articolo.

Bene, ti auguro buona lettura e … visione (c’è anche un video carino ;-).

Perché sviluppare le capacità di comunicazione?

Il modo in cui comunichiamo con gli altri e con noi stessi determina la qualità delle nostre vite A. Robbins Condividi il Tweet

La comunicazione può fare una enorme differenza per noi e le nostre relazioni più importanti.

Al lavoro e nella vita.

Il tuo modo di:

  • usare le parole,
  • strutturare un messaggio,
  • ascoltare,
  • fare richieste o proposte agli altri

può aiutarti o ostacolarti a realizzare i tuoi obiettivi.

Che si tratti di:

  • convincere qualcuno,
  • passare informazioni importanti in azienda,
  • esprimere i tuoi sentimenti o gestire un conflitto con una persona cara,

di mezzo c’è sempre la comunicazione.

Quindi hai diversi motivi per impegnarti e sviluppare le capacità che aiutano la tua comunicazione efficace.

Adesso vediamo un modo per:

  • non disperdere le tue energie e quindi fare meno fatica
  • raccogliere risultati più velocemente.

Perché per sviluppare le capacità di comunicazione è utile farla a pezzi?

Parlare di comunicazione in generale non ci aiuta.

Per spiegarmi prendiamo un personaggio pubblico: Vittorio Sgarbi.

Quando comunica ad una via è molto efficace.

Infatti:

  • è bravo ad attirare l’attenzione
  • il linguaggio che utilizza è chiaro anche se a volte un po’ tecnico.
  • segue un flusso logico, ben strutturato.

Nella interazione con gli altri la musica cambia.

Infatti, nella interazione con gli altri:

  • l’eloquio,
  • l’abilità oratoria,
  • la logica espositiva

perdono un po’ di peso ed entrano in gioco altri aspetti come l’ascolto, l’empatia e l’assertività.

Ora prendi Sgarbi e mettilo a interagire con un’altra persona con cui ha una differenza di vedute.

Non chiediamogli di esprimere empatia.

Limitiamoci a osservare se ascolta senza interrompere, se replica senza inveire.

Ok, e quale è la morale di questa analisi?

La morale è che se vuoi lavorare bene su una capacità occorre isolarla dalle altre.

Per questo motivo useremo un approccio da tecnici dello sviluppo delle competenze trasversali.

Un approccio con il quale prendiamo la comunicazione e la facciamo a pezzi.

E una volta fatta a pezzi la comunicazione partiamo dal pezzo più semplice.

Così fai meno fatica e raccogli risultati più rapidamente.

Questo a sua volta ti aiuterà quando lavoreremo sui pezzetti più complessi come ad esempio:

Tutti pezzi importanti ma distinti.

Importanti perché ti portano ad ottenere più risultati con meno stress.

Distinti perché richiedono conoscenze, atteggiamenti e capacità distinte.

Bene, smarcato questo punto metodologico passiamo alla prossima domanda.

Comunicazione efficace: da quale pezzo iniziamo a lavorare?

comunicazione efficacePer rispondere a questa domanda ci aiuta:

  • avere una definizione
  • capire quali sono le fasi principali della comunicazione (o se vuoi usare un termine tecnico capire il processo comunicativo)

E quindi indovina cosa vediamo adesso?

La definizione e il processo.

Oi non è che adesso la fai lunga con un pippone teorico? Qua vogliamo roba pratica che ciabbiamo da lavoraaaaare!

Ti capisco.

Se solo tu mi conoscessi sapresti che:

  • odio perdere tempo
  • odio far perdere tempo
  • credo ci siano pochi più orientati alla praticità e concretezza di me.

Se avrai la pazienza di seguirmi potrai toccare con mano.

Il punto è che ci serve un minino di teoria altrimenti cade tutto il castello.

Ti prometto una cosa però: questa pillola teorica durerà pochissimo e la ammortizziamo nei prossimi articoli dove ci saranno solo spunti pratici.

Affare fatto?

Cosa è la comunicazione?

In generale possiamo definire la comunicazione:

il processo tramite il quale si inviano e si ricevono informazioni.

Informazioni che vengono emesse e ricevute:

  • con modalità verbale o non verbale
  • e con diversi mezzi di comunicazione.

Le informazioni che vengono scambiate possono essere:

  • istruzioni,
  • opinioni,
  • fatti,
  • idee,
  • emozioni,
  • credenze,
  • concetti,
  • atteggiamenti.

La persona che emette le informazioni viene chiamata emittente.

La persona a cui queste informazioni sono destinate viene chiamata ricevente, o destinatario. 

E come funziona questo processo?

In base alla definizione ci sono due attori principali in questo processo:

l’emittente e il ricevente.

 

  1. L’ Emittente:

1.1 chiarisce il proprio intento comunicativo (cosa vuole ottenere, l’obiettivo della comunicazione)

1.2 prepara il messaggio con le informazioni da inviare (il contenuto, la forma, la struttura del messaggio)

1.3 sceglie il canale di comunicazione più adatto (scritto, verbale, via mail, via sms, presentazione powerpoint, video, telefono, etc.)

1.4 invia il messaggio

 

  1. Il Ricevente:

2.1 riceve il messaggio

2.1 lo decodifica (attribuisce un significato al messaggio che riceve)

2.3 risponde agli stimoli ricevuti, in modo più o meno coerente ed allineato alle intenzioni dell’emittente.

Attenzione: le fasi del processo sono spesso velocissime e inconsapevoli.

Specie con le persone più importanti, nella vita e al lavoro, i diversi passaggi del processo avvengono:

  • in nano secondi
  • in modo inconscio
  • e con in mezzo emozioni e stati d’animo che influiscono su come diciamo ciò che diciamo e su come ciò che diciamo viene interpretato.

Quindi è ancora più chiaro che:

  • è molto importante lavorare su questa benedetta comunicazione
  • allo stesso tempo è utile farlo per gradi.

Per questo partiamo dal pezzo più semplice e via via andiamo a quelli più complessi.

Ok, ma quanto dura la suspence ?!?!

Da quale pezzo cominciamo?

Il pezzo su cui ci soffermiamo oggi è il punto di partenza della comunicazione efficace.

Emettere informazioni in modo chiaro al fine di farle comprendere al meglio al destinatario.

Tra l’altro grazie per la pazienza e l’ascolto.

Ora che abbiamo:

  • la definizione
  • e il processo della comunicazione

diventa molto semplice rispondere alle due prossime domande:

  • Come faccio a capire se la comunicazione è stata efficace?
  • Cosa mi aiuta ad aumentare l’efficacia della mia comunicazione?

Come faccio a capire se la comunicazione è stata efficace?

La comunicazione non è quello che diciamo, bensì quello che arriva agli altri. T. Havener Condividi il Tweet

In base a quanto visto sopra ciò che ti dice se la tua comunicazione è stata efficace è la risposta che ricevi dal destinatario del tuo messaggio.

In particolare possiamo dire che:

L’efficacia della nostra comunicazione dipende da quanto la risposta che riceviamo è allineata al nostro intento comunicativo.

La risposta a questa domanda ci aiuta a trovare la risposta alla prossima.

Cosa aiuta la comunicazione efficace?

Se,

“l’efficacia della comunicazione dipende da quanto la risposta che riceviamo è allineata al nostro intento comunicativo”

allora ciò che aiuta l’efficacia è:

  • avere chiaro il tuo intento
  • mettere a fuoco chi è l’interlocutore più adatto per realizzare il tuo intento
  • conoscere al meglio il tuo interlocutore
  • adeguare il messaggio e il mezzo a ciò che sai del tuo interlocutore.

Chiarezza dell’intento e individuazione dell’interlocutore

Un errore che ho commesso un sacco di volte e che vedo fare spesso in azienda è partire in quarta senza avere ben chiaro cosa si vuole ottenere e perché.

Partiamo in quarta con una sorta di foga comunicativa senza esserci prima chiariti bene cosa vogliamo ottenere con il messaggio e perché lo vogliamo ottenere.

Lo stesso accade aimè nella vita quotidiana nelle relazioni importanti.

L’intento comunicativo è spesso non chiaro.

Il perché dell’intento è a volte sfogare frustrazioni o stati d’animo di cui non siamo pienamente consapevoli.

Quindi il primo punto è chiarirsi l’intento e il seme, cioè il perché, dell’intento.

Se abbiamo chiaro:

  • cosa vogliamo ottenere
  • e perché vogliamo ottenerlo

possiamo passare a chi riceverà il nostro messaggio.

E da qui in avanti è necessario avere super chiaro che ora tutto va fatto in funzione del destinatario.

E perchè mai?

Perchè l’abbiamo visto sopra:

l’efficacia della comunicazione dipende dalla risposta che ci da il nostro interlocutore

Conoscere al meglio l’interlocutore per attirare l’attenzione

Quindi ora è necessario focalizzarci al 100% sull’altra persona.

Qui per fortuna ci viene in soccorso la puntata precedente dove abbiamo visto come funziona la percezione delle persone.

Per cui se vuoi che la tua comunicazione sia efficace ti aiuta lavorare sulle due fasi della percezione.

Che come ricorderai sono …

Emmm dunque la percezione … dicesi percezione … le sue fasi … dunque …. la sapevo … la sapevo … la percezione mmmmm mannaggia … ho un vuoto …. posso prendere l’aiuto da casa?!?!??

Ma come?!?

Vabbè dai ti do un aiutino io. ;-).

Ma dacci un’occhiata. Molti dei prossimi contenuti si basano proprio sulla percezione.

La prima fase della percezione è l’attenzione.

Se non hai l’attenzione della tua audience, del destinatario del tuo messaggio,  il processo non può neppure partire.

Il messaggio che emetti va a vuoto.

E come avere un dono da consegnare.

Tu prendi la macchina o la moto, fai qualche kilometro vai all’indirizzo del destinatario, ma non c’è nessuno.

Te ne torni a casa con il tuo bel pacchettino ed hai fatto un viaggio a vuoto :-(.

Hai sprecato tempo energia e benzina.

E quindi come si fa ad attirare l’attenzione?

Beh prima di tutto si ripassa il podcast precedente.

Se ricordi ci sono due caratteristiche che influenzano l’attenzione delle persone verso uno stimolo che ricevono:

  • oggettive
  • soggettive.

Partiamo dalle caratteristiche soggettive dello stimolo.

Attenzione e rilevanza

comunicazione efficaceLe caratteristiche soggettive hanno a che fare con ciò che è importante per l’interlocutore.

Quindi una cosa che puoi fare per alzare l’attenzione del tuo interlocutore è partire con qualcosa che è importante per chi ti ascolta o ti legge.

In pratica partire da ciò che:

Poi se ricordi c’è una informazione che attira l’attenzione delle persone ed è il loro nome.

Per cui nella comunicazione dal vivo o telefonica ti aiuta usare frequentemente il nome del tuo interlocutore.

Infine se conosci il tipo di personalità del tuo interlocutore puoi fare riferimento ai bisogni di fondo legati al tipo psicologico.

Se hai usato lo strumento Tipi di personalità e potere relazionale ricorderai ad esempio che per il tipo diretto sono importanti i risultati in poco tempo, per il tipo analitico è importante invece capire bene per fare bene e da importanza al metodo, e così via.

Se invece non conosci:

  • bisogni
  • interessi
  • problemi che vorrebbe risolvere
  • tipo psicologico

di chi ti sta di fronte è più difficile attirare la sua attenzione.

Che sia:

  • un cliente a cui vuoi vendere qualcosa,
  • un collega a cui vuoi chiedere una mano
  • o un collaboratore da cui ti serve uno sforzo in più

se non sai cosa è importante, che problemi ha e le sue preferenze di personalità parti un po’ in salita.

Al di là della situazione specifica c’è un passaggio fondamentale da seguire per comunicare efficacemente.

Il passaggio importante è capire chi hai di fronte e cosa è importante per chi hai di fronte.

Per attirare l’attenzione dell’altro occorre dire o chiedere cose che lo interessano.

E per farlo occorre interessarsi.

Per cui:

interessarsi per interessare

diventa un mantra poco adatto per la mia esse romagnola, ma potrebbe essere molto adatto per rendere un pò più efficace la tua comunicazione.

Attenzione e caratteristiche oggettive dello stimolo

Oltre a utilizzare il principio della rilevanza soggettiva puoi usare i principi di:

  • intensità
  • novità
  • e intermittenza.

Qui ti faccio solo qualche esempio legato a questi principi.

Novità

Allora su questo mi viene in mente che sto scrivendo un post sul tema del cambiare lavoro.

Perché ad esempio non fare un piccolo video per presentarti anziché il solito curriculum?

Forse attiri l’attenzione più facilmente che con la solita carta.

Forse ti differenzi dagli altri 150 che hanno inviato curriculum standard o poco differenziati.

Non so è una idea e soprattutto un esempio di come usare il principio della novità per attirare l’attenzione.

Intermittenza

Come visto nella puntata precedente le pause nella comunicazione sono un esempio di utilizzo del principio della intermittenza.

Intensità

L’intensità invece può essere applicata utilizzando:

  • il grassetto
  • immagini
  • il tono ed il volume della voce,

per i punti topici su cui vuoi attirare maggiore attenzione.

Conoscere al meglio l’interlocutore per far comprendere il tuo messaggio

Le parole sono singolarmente la forza più potente a disposizione dell’umanità. Y Berg Condividi il Tweet

atteggiamento mentaleSe anche sei il mago nell’attirare l’attenzione e poi il tuo interlocutore non riesce a comprendere il significato di quanto dici o scrivi sei nei pasticci.

Qui entra in gioco la seconda fase della percezione: l’intepretazione.

E quindi entra in gioco tutto ciò che rende il messaggio chiaro e comprensibile.

E cosa rende il messaggio chiaro e comprensibile?

Prima di tutto il nostro linguaggio.

A questo punto di questa pillola formativa ti propongo un video che

  • rinforza il concetto che sto esprimendo
  • da un po’ di ossigeno alla tua attenzione sfruttando il principio di varietà intermittenza e novità.

Questo spezzone rinforza l’importanza del linguaggio e mostra in modo simpatico cosa  succede quando emittente e ricevente non sono sulla stessa lunghezza d’onda comunicativa. Enjoy!

Come simpaticamente enfatizzato in questo video, le parole che usiamo sono recepite diversamente in base:

  • al vissuto,
  • al tipo di personalità dell’interlocutore
  • e alla sua esperienza tecnica.

Quindi è di nuovo importante conoscere chi abbiamo di fronte e adeguarci.

Altri aspetti che ti aiutano su questo fronte sono:

  • usare una struttura che segue un filo logico
  • fare qualche esempio
  • quando possibile verificare la comprensione del tuo interlocutore.

Conoscere al meglio l’interlocutore per adeguare il mezzo di comunicazione

Un ultimo accenno riguarda il mezzo di comunicazione più adatto.

Ci sono dei principi di massima un po’ tecnici che per ora ti risparmio rispetto ai mezzi più adatti in base al tuo obiettivo comunicativo.

Per cui in certi casi è meglio una riunione in altri una presentazione con comunicazione prevalentemente ad una via in altri una telefonata è il mezzo più efficace ed efficiente e così via.

Per fare solo un esempio rapido la comunicazione di persona di norma è più adatta di una mail se il tuo intento è convincere qualcuno ad acquistare qualcosa.

Qui invece voglio chiudere su come la conoscenza del tuo interlocutore ti aiuta anche nella scelta del come e quando comunicare.

Ad esempio se sai che il tuo interlocutore è un tipo analitico allora di massima privilegerà la comunicazione scritta.

Se poi conosci anche le sue abitudini lavorative saprai a che ora è meglio inviargli la mail con cui chiedergli una mano al nuovo progetto che ti hanno sbolognato.

Bene ora possiamo terminare con un riassunto dei punti principali e il trailer della prossima puntata.

Quali sono i punti principali da ricordare e mettere in pratica?

  1. Prima di cominciare la comunicazione rispondi a queste domande:
  • Quale è il mio intento e il seme del mio intento?
  • L’interlocutore che ho in mente è quello giusto?
  • Mi sono preso il tempo per conoscerlo?
  1. Il mantra della comunicazione efficace è “interessarsi per interessare”
  2. Per attirare l’attenzione del tuo interlocutore fai riferimento a ciò è importante per lui. Ad esempio:
  • nome
  • bisogni
  • interessi
  • problemi che vorrebbe risolvere
  • preferenze legate al tipo psicologico
  1. Per attirare e mantenere alta l’attenzione si possono usare anche i principi di novità, intermittenza ed intensità.
  2. Per rendere chiaro il messaggio e fare in modo che il destinatario lo interpreti in modo allineato al tuo intento:
  • utilizza un linguaggio comprensibile
  • utilizza una struttura che segue un filo logico
  • ogni tanto fai un riassunto
  • usa esempi a sostegno di quanto stai dicendo o scrivendo
  • quando possibile verifica la comprensione del tuo interlocutore
  1. Conoscere il tuo interlocutore ti aiuta anche a scegliere il mezzo e il momento più adatto per comunicare.
  2. Per capire se la tua comunicazione è stata efficace guarda se la risposta del ricevente è allineata al tuo intento comunicativo.

Alcune domande per te e poi andiamo a chiudere

1. Quale dei 7 spunti elencati sopra ti sembra più utile a migliorare la tua comuncazione efficace?

2. C’è qualcosa che farai di diverso dopo aver letto questo articolo?

3. Se si:

  • In quali occasioni e con quali “riceventi” in particolare
  • Perchè?

Avere un chiaro perchè come vedrai in questa guida su come concentrarsi ti aiuta a:

  • realizzare maggiori risultati
  • ottimizzare le tue energie

Se ti va di scrivi le risposte a queste domande nei commenti.

Rendere pubblico in questo modo il tuo intento ed il perchè del tuo intento ti aiuta a realizzarlo.

Io sarò molto contento di leggerti e fare il tifo per te ;-).

E se vedo che c’è spazio ti darò qualche dritta aggiuntiva.

Infine,  se ti va, indicami nei commenti cosa potevo rendere più chiaro o incisivo in questo articolo.

In questo modo sarai tu ad aiutare me a lavorare sulla mia capacità di comunicazione ;-).

Quando ci sarà il prossimo pezzo di comunicazione efficace?

Non lo so ancora ma ti posso anticipare l’argomento.

Parleremo di un ostacolo alquanto “infingardo” alla comunicazione efficace.

Lo abbiamo già incontrato nella seconda puntata.

Nella prossima:

  • daremo nome cognome a questo meccanismo
  • e vedremo cosa succede alla comunicazione quando agisce inosservato e indisturbato.

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In ogni caso ora ti saluto. Alla prossima.

Mirco

PS: Ogni dubbio, domanda considerazione tramite i commenti è molto gradita e sarà mio piacere risponderti.

PS1: Ogni condivisione di questo post sarà una forma di apprezzamento molto molto gradito 😉.

Ci sono dei bellissimi pulsantini colorati per farlo ;-).

Risorse citate nell’articolo