Gestione del tempo: come avere più tempo per le cose importanti

La gestione del tempo è un fondamentale per chi vuole avere più risultati nel  lavoro e maggiore realizzazione nella vita. Qui trovi la guida definitiva.

Rubare tempo è più grave di rubare denaro perché il tempo non lo puoi restituire - Talmud Condividi il Tweet

gestione del tempoTi chiedi dove e come potresti trovare il tempo che ti manca per le cose importanti al lavoro o nella vita in generale?

Allora puoi fermarti perchè sei proprio nel posto giusto.

Infatti qui trovi la guida definitiva alla gestione del tempo: da come liberare il tempo in ostaggio a come evitare di sperperarlo o fartelo “rubare” di nuovo in futuro.

Pronto?

Ok partiamo.

Gestione del tempo: è un reato sprecare il tempo proprio e altrui

C’è un concetto espresso nel Talmud che mi ha colpito molto quando l’ho scoperto. Può essere riassunto in questo modo:

rubare tempo è un reato più grave rispetto a rubare denaro perché il tempo non lo puoi restituire.

Per questo motivo – leggevo in un libro di cui non ricordo ne titolo ne autore – un rabbino magnanimo portava sempre con se un libro da leggere.

In questo modo se la persona che doveva incontrare fosse stata in ritardo lui poteva impiegare il tempo leggendo il libro e risparmiava all’altra persona la “pena” del reato di sottrazione di tempo altrui.

Quando ho deciso di scrivere questa pillola con le strategie principali di gestione del tempo ho pensato di cavalcare l’analogia tra tempo e denaro e spreco del tempo come un “furto”.

Per questo motivo ti presenterò i passi principali per la gestione del tempo come se si trattasse di una strategia “anticrimine”.

Gestione del tempo: i passi da seguire in versione anticrimine e un consiglio di lettura

I passi per una efficace gestione del tempo in versione anticrimine sono i seguenti:

  1. Metti a fuoco il principio di fondo della gestione del tempo
  2. Fai stimare il valore di questa risorsa preziosa
  3. Fai l’identikit dei ladri del tempo
  4. Avvia le indagini per acciuffare i ladri
  5. Interroga i principali sospetti e … gli insospettabili
  6. Arresta i colpevoli
  7. Rendi più difficili future effrazioni: installa l’antifurto!

Ok prima di iniziare a vedere meglio insieme questi passi ti do un consiglio per sfruttare al meglio le strategie offerte da questa pillola formativa.

Da bravo investigatore:

  • munisciti ti di un taccuino
  • e prendi appunti

Questo ti aiuterà a cristallizzare e fare tuoi i concetti le tecniche e le strategie che sto per condividere con te

I primi 3 passi della gestione del tempo: il faro, i ladri e la spinta motivazionale

I primi 3 passi ti aiutano a creare i presupposti necessari i 4 passi che seguono.

Infatti per mettere in pratica i passi che seguono ti serve:

  • chiarezza
  • motivazione a fare fatica

Per cui ora ti chiedo di leggere una pillola formativa che:

  • fa chiarezza sul principio di fondo per gestire il tempo e sui ladri e sui ladri che dovrai “arrestare”
  • contiene un video che è una vera bomba per la motivazione a gestire meglio il tempo

Quando hai:

  • terminato la lettura
  • catturato negli appunti i concetti chiave

torna qua per fare il passo successivo.

Ecco il link alla pillola formativa.

Passo #4 nella gestione del tempo: scattano le indagini per acciuffare i ladri

Possiamo migliorare solo ciò che riusciamo a misurare - Principio di fondo manageriale Condividi il Tweet

Grazie alla pillola formativa che ti ho consigliato ora hai:

  • più chiaro il principio faro per la gestione del tempo
  • l’identikit dei ladroni del tempo
  • una bella spinta motivazionale per arrestare i ladri.

Per il prossimo passo della nostra strategia di gestione del tempo devi diventare un po’ uno Sherlock Holmes.

Nel senso che devi fare indagini e analizzare dove investi il tuo tempo.

E come faccio sta analisi da Sierloccholmess?

Il primo passo è la misurazione.

Per i prossimi 4-5 giorni lavorativi tieni traccia di come investi il tuo tempo:

  • quali attività svolgi
  • quanto tempo dedichi a ciascuna attività

Ma da che ora a che ora?

Da  quando ti svegli (tieni il diario sul comodino così vedi se la prima cosa che fai è controllare feisbucks e istaggrammme)

a quando ti vai a letto.

Apperò!!!!

Si lo so è una bella seccatura.

Ma dietro c’è una opportunità di allenamento oltre ai fini pratici di aver più tempo.

Questa attività di misurazione infatti è paradigmatica della vita.

Paradichè ao parla italiano!?!?

Nel senso che:

  • è rappresentativa
  • e funge da modello

di ciò che accade nella vita.

Nella vita:

se vuoi ottenere delle cose che ti danno dei vantaggi nel medio lungo termine

devi essere disposto a fare delle cose che non ti va di fare (e sentire il tuo Ego Infantile scalpitare) nel breve periodo.

Come procedere con la misurazione:

  1. scegli giorni significativi per la misurazione. Devono essere cioè rappresentativi di come di solito spendi il tempo. Esempio: se uno dei prossimi giorni sei in viaggio (per lavoro diletto) e non capita di norma non ha senso usare quella giornata.
  2. Prendi il tuo diario e ogni volta che inizi una attività segna:
  • il nome dell’attività
  • l’ora di inizio e una volta terminata segna l’ora di fine.

Passo #5 nella gestione del tempo: Interroghiamo i sospetti

Torniamo alla nostra metafora per arrestare i ladri e liberare il tempo ostaggio.

E ora di capire quali sono gli indiziati ruba tempo principali tra le attività che hai osservato.

Per farlo:

  1. Prendi un foglio di calcolo e fai il totale delle tue attività dei 4-5 giorni analizzati
  1. Ordina le attività da quella che consuma più tempo a quella che consuma meno tempo
  2. Ora puoi passare a classificare le tue attività.

Le attività possono essere AVA (attività a valore aggiunto) o NAVA (non a valore aggiunto).

Le attività NAVA possono essere: necessarie o non necessarie.

Quindi avrai 3 possibilità di classificazione delle attività:

  • AVA (a valore aggiunto)
  • NE (necessarie)
  • NNE (non necessarie o superflue)

Per AVA si intendono le attività che hanno un valore perché ti avvicinano ai tuoi obiettivi di crescita, benessere e prosperità.

Sono attività “nutrienti” per il tuo corpo mente e spirito.

Ti faccio alcuni esempi con alcune delle mie attività AVA:

  • Progettazione corsi
  • Conduzione corsi
  • Coaching (online offline)
  • Scrittura articoli del Blog
  • Incontri con clienti
  • Relazioni significative
  • Relax
  • Riposo
  • Fitness
  • Meditazione
  • Lettura
  • Golf
  • Networking

Le attività NE non sono strettamente a valore aggiunto ma sono necessarie e funzionali per le attività AVA.

Anche in questo caso ti faccio alcuni esempi di attività NE per me:

  • Trasferte di lavoro
  • Spesa
  • Alcune riunioni
  • Contabilità

Le attività NNE:

  • non sono a valore aggiunto,
  • non sono necessarie,
  • potresti farne tranquillamente a meno
  • e a volte possono essere controproducenti.

Ti facci alcuni esempi di attività NNE:

Una volta che hai terminato la classificazione possiamo finalmente … “arrestare” i colpevoli.

Passo #6 nella gestione del tempo: arresta i colpevoli

Arrivati a questo punto può essere utile definire un target, cioè quanto tempo vuoi “liberare” dalle grinfie dei sequestratori ed investire in attività importanti e nutrienti per te.

Cerchiamo un target sufficientemente sfidante ma realistico: almeno 60 minuti al giorno.

Quindi dobbiamo trovare questi 60 minuti al giorno.

E dove li troviamo?

Li troviamo usando 4 possibili strategie:

  • eliminazione
  • riduzione
  • ottimizzazione
  • delega

Strategia gestione del tempo #1: Eliminare (o ridurre)

Il primo modo per liberare tempo è: eliminare o ridurre le attività che hai definito NNE.

Le attività superflue, non necessarie e controproducenti sono ovviamente le prime dalle quali partire.

Se tra queste ne hai alcune eliminando le quali arrivi al tuo target di 60 minuti con poca difficoltà sei a cavallo.

Target raggiunto senza problemi.

Ad esempio a me è successo 10 anni fa quando ho detto “ciao bella” alla televisione: basta telegiornali e trasmissioni inquina cervello che guardavo per … abitudine.

Se non basta eliminare (o ridurre attività NNE) puoi passare al secondo modo per liberare tempo: ottimizzare.

Ottimizzare le attività

Per la precisione ottimizzare o attività AVA o NE (non ha senso invece ottimizzare attività NNE).

Cosa vuole dire ottimizzare?

Vuole dire ridurre il tempo impiegato per svolgere un processo:

  • eliminando o riducendo sotto-fasi a basso valore aggiunto
  • e/o automatizzando parte del processo.

Ok mi è scappato qualche tecnicismo.

Vediamo qualche esempio così ci capiamo meglio.

Esempio su attività AVA

Per liberare tempo per altre attività AVA due anni fa ho costruito una piattaforma per erogare corsi online e proporre formazione chiamata Blended (misto online e dal vivo) alle mie aziende clienti.

In questo modo un corso di 3 giorni dal vivo è diventato di 2 (a volte 1) giorni dal vivo e il resto online.

Risultato tempo impiegato per il singolo corso (AVA) ridotto e più tempo per altre attività AVA.

Altro esempio: utilizzo di Trello per la gestione progetti

Per realizzare l’ottimizzazione descritta sopra mi sono avvalso di un collaboratore in area informatica.

Quando mi sono messo il cappello da Sherlock Holmes della gestione del tempo ho notato che c’era l’opportunità di liberare un pò di tempo “ostaggio” del modo con cui gestivamo i progetti a distanza.

Siamo passati:

  • dall’usare una cartella condivisa sul cloud e un foglio di calcolo
  • ad usare una applicazione chiamata Trello.

Questo ha richiesto un pò di tempo per imparare l’applicazione e lasciare andare l’abitudine di usare gli strumenti precedenti

Il tempo investito per imparare Trello ha dato ottimi frutti in termini di tempo risparmiato per la gestione monitoraggio e fatturazione delle attività di progetto.:

Esempio di ottimizzazione di tempi legati ad attività di riunioni con clienti colleghi o fornitori:

Qui ti faccio un esempio super semplice, passare:

  • da incontrarsi di persona
  • a usare skype o hangout

eliminando tempo (e altri costi) di trasporto NE.

Esempio di ottimizzazione tramite il passaggio da “in serie” a “in parallelo”

Sono in serie le attività che vengono fatte una dopo l’altra.

Esempio semplice: faccio una telefonata poi mi metto in macchina.

Le attività in parallelo sono fatte mentre se ne fa un’altra.

Allora io non sono un grande fan del multitasking: anzi ritengo che sia spesso controproducente.

Ma in certi casi – come nell’esempio sopra – può ridurre i tempi.

Altro esempio: audio libri o podcast. Li ascolto mentre vado in macchina a Milano.

Uso questo per il processo (cioè serie di attività) di raccolta e scansione di informazioni.

Per il processo di apprendimento invece evito il multitasking e lo pratico alla scrivania con quadernone alla mano.

Delegare le attività

Altra strategia per liberare tempo da destinare ad attività AVA è la delega.

Un esempio è la delega delle attività di back end della piattaforma per erogazione dei corsi online ad un collaboratore (quello di Trello che ti ho detto prima).

Un altro esempio banale è la delega dei processi di pulizia della casa + lavaggio e stiraggio.

Un altro esempio “micro” a cui sono molto affezionato risale ai tempi in cui abitavo a Londra.

Con mia figlia Ilaria avevamo fatto il regolamento in base al quale:

io preparavo da mangiare e lei rimetteva in ordine la cameretta e apparecchiava.

io lavavo i piatti e lei sparecchiava e preparava il “lunchbox” con la merenda da portare a scuola.

Il risparmio totale giornaliero non era malvagio e in più ha allenato Ilaria a fare cose spiacevoli per liberare tempo per cose piacevoli: il tempo liberato infatti lo utilizzavamo per divertirci insieme.

Bene abbiamo terminato l’esplorazione del metodo per dare la caccia e arrestare i ladroni del tempo.

Chiudiamo con spunti, suggerimenti e tecniche che completano il panorama delle strategie di gestione del tempo.

Per rimanere in tema “criminale” le ho chiamate strategie “antifurto”.

Passo #7 nella gestione del tempo: installa l’antifurto

Ci sono altri accorgimenti che se seguiti – ti aiutano a ridurre sprechi di tempo e altre risorse preziose.

Il primo riguarda gli obiettivi.

Di fatto noi vogliamo gestire meglio per realizzare più risultati nel lavoro e nella vita.

Allora un modo per prevenire perdite di tempo è nella fase in cui definisci il risultato da realizzare.

Se vuoi utilizzare una tecnica che ti aiuta a:

  • definire i risultati in modo corretto
  • avere maggiori probabilità di raggiungere il risultato
  • evitare sprechi di tempo

allora ti segnalo questa pillola formativa su come scrivere correttamente un obiettivo.

Il secondo riguarda la pianificazione delle attività.

Su questo argomento ho girato un video che illustra una famosa matrice di gestione del tempo che ti consente di classificare e pianificare i tuoi impegni e aiuta scegliere a qali dire si e quali dire no.

Se vuoi dare un’occhiata, trovi il video in questa pillola formativa.

Un altra area importante che può fare la differenza è la tua concentrazione.

Col passare degli anni ho scoperto che si può risparmiare un sacco di tempo energia (ed errori) sviluppando maggior focus e concentrazione.

Per questo ho scritto questa pillola formativa per guadagnare focus e disperdere meno tempo ed energie.

Altri spunti e suggerimenti sulla gestione del tempo  e non solo

Puoi trovare altri spunti “antifurto” e in generale per tua crescita, benessere e prosperità nell’ebook gratuito riservato agli iscritti al Blog.

Nell’ebook puoi scoprire la formula della produttività e le variabili da governare per produrre maggiori risultati e liberare tempo per le cose che contano davvero per te.

Per scaricarlo iscriviti al Blog e il gioco è fatto.

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Sarò felice di leggerti e risponderti.

Alla prossima. Mirco

Immagini: unsplash.com e Google Images