Gestire il tempo: il principio di fondo da seguire e i ladri a cui fare attenzione

Gestire il tempo è una delle 12 soft skills da allenare per fare la differenza nel lavoro e nella vita. Per sviluppare questa capacità basterebbe seguire un principio molto semplice e di buon senso che spesso però è prevaricato dalle nostre abitudini.

Non è che abbiamo poco tempo è che ne sprechiamo un sacco. Seneca Condividi il Tweet

gestire il tempoDi solito inizio un articolo sottolineando l’importanza dell’argomento che sto per affrontare.

Lo faccio perché gli articoli che pubblico sono pillole formative che hanno l’intento di aiutarti a realizzare cambiamenti positivi.

Cambiamenti che ti aiutano a fare la differenza al lavoro e nella vita. Tua e degli altri.

I cambiamenti lo sappiamo comportano fatica.

Per questa ragione parto con riflessioni sulla importanza.

Quando abbiamo una chiara consapevolezza dell’importanza di qualche cosa infatti è più facile che siamo motivati a fare la fatica necessaria per cambiare.

In questo articolo però ho deciso di lasciare la parte “motivazionale” alla fine.

Per ora non ti dico altro.

Ehh ti ho visto sai!

Non andare a sbirciare … goditi la sopresa.

Ora partiamo subito con:

  • il principio di fondo che ti aiuta a gestire li tempo
  • i principi “rubatempo” a cui fare attenzione.

Gestire il tempo: il principio “faro” da seguire

Ognuno vale quanto le cose a cui da importanza. Marco Aurelio Condividi il Tweet

Il principio che dovrebbe guidare l’investimento di tempo è molto molto semplice. Quasi banale.

E’ il principio dell’importanza.

Per importanza intendo ciò che:

In sostanza importante è tutto ciò che ti conduce alla crescita, al benessere e alla prosperità.

Gestire il tempo: la “mamma” di tutte le matrici

Se prendiamo il principio faro dell’importanza e lo mettiamo insieme a come “investiamo” il tempo (e le altre risorse preziose come ad esempio i soldi, la nostra attenzione e le nostre energie)  viene  la “mamma di tutte le matrici”.

Il nome strano lo diede un manager durante un corso dal vivo che conducevo sulla leadership. In quel caso usavo la matrice per parlare delle risorse aziendali ma come vedrai tra poco vale anche per le tue risorse (tempo in primis) personali.

La mamma di tutte le matrici ci aiuta a dare struttura al buon senso:

l’investimento del tempo (e di altre risorse preziose) dovrebbe essere fatto in proporzione all’importanza.

Per cui:

1. Maggiore è l’importanza dell’attività (progetto o risultato) e maggiore dovrebbe essere l’investimento di tempo (o latre risorse).

2. Minore l’importanza dell’attività (progetto o risultato) e minore dovrebbe essere l’investimento di tempo (o altre risorse).

3. Se investi tanto tempo in qualcosa di poco importante sprechi tempo e quindi “bruci” denaro.

4. Se investi poco tempo (energia, attenzione e altre risorse necessarie) per cose importanti corri dei rischi.

Tutto chiaro tranne il punto 4. Come dei rischi?

Ti faccio qualche esempio:

Nooo basta ho capito: devo chiarirmi le cose importanti per me e ricordarmi che se non investo abbastanza tempo prima o poi c’è un conto da pagare.

Bingo! Semplice no?

Il problema è  che i rischi li vedi più “poi” (nel medio lungo termine) che nel breve termine.

Nel breve termine ci sono vantaggi a seguire altri principi “truffaldini”.

Principi che quando seguiti :

  • ci possono allontanare dal principio “faro” della importanza
  • e “rubare” un sacco di tempo.

Gestire il tempo: fai attenzione ai ladri

Vediamo brevemente quali sono questi principi “ruba tempo”.

I principi che ci impediscono di creare il massimo del valore e che fanno concorrenza a quello dell’importanza e ci portano a sprechi e rischi sono:

  • compiacenza
  • urgenza
  • piacenza
  • minor resistenza

 Compiacenza

Facciamo ciò che ci chiedono gli altri (cliente, il capo colleghi) perché:

  • abbiamo timore a dire no
  • ci piace la sensazione di essere disponibili e di aiuto.

Ma non sempre dire “si” alla richiesta altrui significa seguire il principio di creazione del valore.

Perché?

Semplice: perché non sempre gli altri seguono il principio dell’importanza e creazione del valore.

Ad esempio se prendiamo i capi o i clienti succede che a volte seguono il principio della “piacenza” (io li chiamo i “pallini”).

Cioè si “innamorano” delle loro idee senza andare a fondo come spiego in questo articolo + podcast.

Per cui se usiamo lo schema della “catena del valore” di Porter (uno dei massimi studiosi del vantaggio competitivo):

eseguire le richieste degli altri in questi casi ci porta a entrare nella “catena della distruzione del valore”.

Eh ma come faccio a dire no al capo o addirittura ai clienti?

In effetti non è facile.

A me è capitato spesso di cadere nella compiacenza senza neppure esserne consapevole. Me ne accorgevo dopo quando mi ritrovavo a provare frustrazione nel portare avanti progetti o attività inutili.

Non è facile perchè oltre al nostro profilo assertivo entrano in gioco condizionamenti culturali.

Nella cultura anglosassone si parla di  “yes man”.

Nella nostra cultura la compiacenza è molto diffusa e lo “yes man” è stato rappresentato in maniera esasperata e tragicomica da Paolo Villaggio.

Di fatto non si tratta neanche di dire no in senso stretto.

Si tratta di non aderire in modo acritico alle richieste che ci vengono fatte. Si tratta di dare voce ai nostri dubbi, domande e perplessità anzichè auto censurarci per timore reverenziale.

Per cui alla fine della fiera per incidere su questa realtà hai due alternative.

Se vuoi aiutarli a migliorare se stessi puoi consigliare di:

  • leggersi questo articolo
  • iscriversi al Blog cliccando qui e leggere la guida di approfondimento riservata agli iscritti.

Ma su di loro hai scarso controllo.

Se invece vuoi migliorare te stesso puoi allenare la tua comunicazione assertiva.

Ma non c’è proprio altro che posso fare in questi casi?

Di fatto si: puoi uscire dalla situazione oppure lamentarti la sera quando arrivi a casa. Occhio però che diventi un vampiro ;-).

Urgenza

L'urgenza scaccia l'importanza. Anonimo Condividi il Tweet

atteggiamento mentaleFacciamo ciò che è urgente perché è facile cadere in questa illusione ottica e scambiare ciò che è urgente per ciò che è importante.

Ciò che è importante abbiamo visto sopra è qualcosa che crea valore e soddisfa bisogni.

Urgente è qualcosa che va fatto al più presto altrimenti non puoi più farlo.

Una attività può essere urgentissima e non creare valore.

Ma è difficile a volte distinguere la differenza. La conseguenza è spesso che l’urgenza scaccia l’importanza.

Questo è legato a:

  • mancanza di pianificazione
  • dire “si” alle urgenze degli altri.

Sul dire si no abbiamo appena parlato.

Sulla pianificazione abbiamo visto il meccanismo di fondo nell’articolo sulla concentrazione.

E se vuoi puoi approfondire andando a questa pillola formativa con un video su una tecnica di pianificazione molto utile.

Piacenza

sopravvalutare le competenzeNeologismo che uso per mantenere l’assonanza con gli altri principi.

A me è successo.

Ai miei clienti è successo.

Immagino sia successo anche a te di investire il tuo tempo ed altre risorse scarse non tanto su ciò che è importante ma su ciò:

Se poi ciò che sarebbe importante fare:

  • non ci piace
  • ci costa fatica
  • da un ritorno nel medio lungo termine

spesso viene sorpassato da attività che seguono “piacenza” urgenza etc.

Chiudiamo con una forma specifica di “piacenza” che a mio avviso merita un posto a parte.

Minor Resistenza

A volte non facciamo ciò che serve, ciò che è importante ma facciamo ciò che siamo abituati a fare.

Preferiamo:

  • rimanere nella nostra zona di confort,
  • usare le competenze che già abbiamo

anziché fare la fatica per sviluppare le competenze necessarie per allinearci a ciò che è importante per noi stessi o per i nostri clienti (interni o esterni).

Questo principio in sostanza fa rima con inefficienza (e … incompetenza).

Il principio viene dalla inclinazione della mente a:

E si manifesta con “ma ho sempre fatto così …”.

Un pò come nella vignetta dove viene offerta la ruota a due cavernicoli troppo impegnati (too busy) a fare bene ciò che hanno sempre fatto ;-).

Gestire il tempo e il più grande principio di management

I comportamenti premiati vengono ripetuti. Cit. Condividi il Tweet

Perché seguiamo questi principi truffaldini se ci derubano di una risorsa così preziosa?

Perché riceviamo dei “premi”.

E come dice il più grande principio di management:

i comportamenti premiati vengono ripetuti.

E quali sono i premi?

Un premio viene dal mondo interiore.

Io lo chiamo Ego Infantile: l’abbiamo visto:

L’ego infantile vuole fare poca fatica ed avere gratificazione immediata.

Seguire i principi “truffaldini” spesso ci fa risparmiare fatica e – per alcuni – un pò di ansia.

La fatica – e a volte l’ansia – di dire no, di pianificare, di cambiare le nostre abitudini, di uscire dalla zona di confort.

L’altro premio viene dalle persone a cui diciamo “si”.

Il principio di compiacenza (ad esempio verso il capo o clienti) ti fa risultare simpatico subito e quindi ricevi un premio “sociale”.

Seguendo un principio che non crea valore alla lunga sei un po’ meno simpatico.

E attorno a te ci sono delusione e insoddisfazione.

E se ti provi a dire:

“beh ma come ma ho fatto ciò che mi hai chiesto” ti possono giustamente rispondere

“beh ma se io ti chiedo di buttarti dalla finestra te ti butti? No e allora assumiti le tue responsabilità”.

Se invece c’è “collusione manageriale” (cioè il tuo capo non ti chiede conto del tempo sprecato e del valore distrutto) prima o poi vi sveglia tutti e due il cliente finale.

Serve più tempo ma aimè prima o poi qualcuno si sveglia … e poi ti sveglia.

Speriamo di no per te.

Anche se chi vive sperando …. 😉.

Gestire il tempo: una spintarella motivazionale

Sottrarre tempo è un reato più grave di rubare denaro: il tempo sottratto non lo puoi più recuperare. - Talmud Condividi il Tweet

Come ti avevo accennato ho tenuto per ultimo una piccola sorpresa.

Una “spintarella” motivazionale.

E’ un video che mi ha inviato assieme agli auguri di fine anno un mio caro amico.

E’ un video che mi ha colpito tantissimo perché incarna molti dei valori e delle credenze del progetto #coltivalacrescita che sto portando avanti online.

E’ in inglese con i sottotitoli in inglese.

Se te la cavi con questa lingua puoi guardare il video altrimenti puoi leggere la traduzione che ho messo sotto.

Spero che sia di ispirazione per te come lo è stato per me.

Ok ti lascio a questa chicca.

Noi ci rivediamo in fondo per le domande di sviluppo e per i saluti.

Inizio Traduzione Video

“Ci sono 4 cose che non possiamo più recuperare nella nostra vita:

  • un sasso dopo che è stato lanciato
  • le parole dopo che sono state pronunciate
  • una opportunità dopo che l’hai persa
  • il tempo una volta che è passato.

Se consideri che l’aspettativa di vita media è di circa 70 anni abbiamo 840 mesi da vivere in questo mondo.

E se la nostra vita fosse rappresentata da una vaso e gli 840 mesi dalle biglie nel vaso ogni anno 12 biglie vengono tolte dal vaso.

Con l’anno che è appena trascorso 12 biglie se ne sono andate.

Per sempre.

Non torneranno più.

Ora guarda a quante biglie ti sono rimaste nel vaso della tua vita per fare la differenza e lasciare un segno.

Se utilizzi bene il tempo il tempo ti tratterà bene, conducendoti ad una condizione generale di benessere.

Usain Bolt ha vinto 8 medaglie d’oro nel corso di 3 competizioni olimpiche e la ricchezza che ha accumulato è di circa 60 milioni di dollari.

Sai quanto tempo ha corso effettivamente in pista durante i giochi olimpici?

Meno di due minuti.

Si hai letto bene. Meno di due minuti.

Sono stati quei due minuti che gli hanno dato una spinta così grossa e hanno fatto di lui ciò che è oggi.

Ma per rendere quei due minuti così preziosi Usain ha investito li suo tempo in allenamento molto intenso per più di 20 anni.

Nel nuovo anno investi nel prenderti cura del tuo corpo.

Investi nel coltivare e nutrire le tue relazioni.

Investi nel cercare e scovare il tuo scopo, la tua passione e la tua missione nella vita.

In questo modo potrai rafforzare la tua crescita professionale.

Investi nel perseguire e coltivare una profonda e significativa connessione spirituale.

E se per qualche ragione lo scorso anni ti sei trovato bloccato in una o più di queste aree il nuovo anno porta con se una nuova opportunità per ripartire da capo.

Apri una nuova pagina nel capitolo della tua vita e vivi al meglio.

Perché alla fine dei conti ricordati siamo tutti solo delle storie.

Per questo assicurati che la tua storia sia una fonte di ispirazione.”

Fine Traduzione Video

Due domande per te

Ok stiamo giungendo alla fine dell’articolo.

Come spesso mi capita voglio chiudere con qualche domanda che ti può essere da stimolo per portare cambiamenti positivi nella tua vita.

La prima domanda è:

quali tra i ladri del tempo è quello che si “intrufola” di più a sottrarti tempo prezioso che non avrai più indietro?

La seconda domanda è:

c’è qualcosa che pensi di fare di diverso a partire da oggi per tenere un pò più alla larga questo “truffaldino?”

Se ti va puoi scrivere le tue risposte nei commenti in fondo a questa pagina.

Rendere pubblica una consapevolezza ti aiuta a cristallizzarla nella tua mente, e rendere pubblico un intento ti può aiutare a realizzarlo.

Se vuoi approfondire l’argomento della gestione del tempo e del cambiamento delle abitudini puoi scaricare l’e-book gratuito “Come guadagnare 11 ore alla settimana e dedicarle a ciò che conta”.

Lo puoi ottenere iscrivendoti al Blog.

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No problem: compila i campi qua sotto ed il gioco è fatto.

In ogni caso io ora ti saluto e ti faccio un grosso grosso in bocca al lupo affinchè tu trovi la motivazione per coltivare la crescita, allenare il benessere e raccogliere un mare di prosperità.

Alla prossima. Mirco.

Ps se l’articolo ti è piaciuto e vuoi premiare il tempo che ho investito per scriverlo c’è un modo molto semplice che richiede solo un secondo del tuo tempo: condidivi l’articolo con i tuoi contatti usando i pulsantini colorati che trovi qua sotto.

Io ti sarò sicuramente grato, e chissà forse lo saranno anche i tuoi contatti ;-).

PPS se hai dubbi domande o considerazioni scrivile nello spazio per i commenti e sarà mio grande piacere riponderti