Se vuoi imparare a gestire il tempo, ma le solite tecniche di time management non ti aiutano, questo articolo fa al caso tuo.
“La gestione del tempo è gestione della vita” R. Sharma Condividi il Tweet
In questo articolo rispondo alla domanda: “Quali sono i passi per imparare a gestire il tempo?” e rispondo seguendo questa traccia:
- perché la gestione del tempo è così importante,
- perché la gestione del tempo è così semplice,
- i passi per imparare a gestire il tempo.
Infine vediamo la causa che rende la gestione del tempo molto difficile (e come evitarla).
Bene ora ti lascio all’articolo.
Se vuoi c’è anche il video.
Partiamo.
Perché la gestione del tempo è importante
Il primo punto è che il tempo è una risorsa indispensabile, è la materia prima per realizzare i risultati e la vita che desideri.
Il secondo punto è che questa risorsa indispensabile e preziosissima è anche molto scarsa.
Più qualcosa è scarso, più diventa prezioso.
Infatti si usa spesso dire che il tempo è denaro.
A pensarci bene è più prezioso del denaro perché i soldi spesi o persi li puoi recuperare, mentre il tempo perso è irrecuperabile.
Quindi questo ci dice perché imparare a gestire il tempo efficacemente è così importante.
Ora andiamo a vedere perché la gestione del tempo è molto semplice.
Perché la gestione del tempo è semplice
Il punto di partenza è che il tempo è sicuramente più prezioso del denaro, ma se si considera il tempo come un investimento, il meccanismo per imparare a gestire il tempo è molto vicino a quello per la gestione denaro.
Per cui per fare un’efficace gestione del tempo occorre avere chiaro che l’indicatore che ci dice che abbiamo fatto un buon lavoro è il ROI.
Ma cos’è il ROI?
È il ritorno sull’investimento, per cui se investiamo il tempo e abbiamo un buon ritorno c’è una buona gestione del tempo, se investiamo il tempo e c’è un cattivo ritorno c’è una gestione poco efficace.
Ora il prossimo passaggio diventa chiarire qual è il principio di fondo della gestione del tempo.
Il principio di fondo della gestione del tempo
È molto molto semplice: è dire sì ad attività con un ROI elevato, quindi che hanno un elevato ritorno sull’investimento, e dire di no alle attività che hanno un ritorno sull’investimento basso o addirittura negativo.
Ok ma come faccio a capire se un’attività ha un ritorno sull’investimento alto??
Allora qui il principio chiave è l’importanza.
Quindi un’attività ha un ritorno elevato quando è importante e lo è quando crea valore, ovvero quando soddisfa dei bisogni tuoi o dei tuoi clienti interni o esterni.
Benissimo, ora da questi principi di fondo – un po’ concettuali – passiamo agli aspetti operativi della gestione del tempo.
Questi sono temi che ho già trattato in diversi articoli, per cui mi limito a riassumerli.
Se vuoi puoi approfondire i passi per imparare a gestire il tempo leggendo questo articolo: “Time Management: Come aumentare la produttività e ottenere più risultati”
I passi operativi della gestione del tempo
Il primo passo operativo è definire le priorità, ovvero definire che cosa è importante e metterlo insieme a che cosa è urgente.
In questo modo sai che andrai ad investire il tuo tempo in attività che hanno un buon ritorno sull’investimento, perché investire del tempo in qualche cosa che non è né importante né urgente è un modo sicuro per non avere un ritorno sull’investimento.
Chiaro, una volta che ho definito le priorità cosa devo fare?
Dopo aver definito le priorità, occorre pianificare, ovvero:
- definire quanto tempo serve per svolgere una data attività
- e quando l’andrai a fare.
Il terzo passo è svolgere le attività che hai pianificato, poi c’è da monitorare le attività e in base al monitoraggio aggiustare il tiro visto che non tutto va esattamente come hai previsto.
Ad esempio se sei stato ottimista con i tempi o c’è stato un imprevisto, in base al monitoraggio puoi apporre aggiustamenti per la prossima volta.
Questo è l’inquadramento generale del perché la gestione del tempo è semplice, non dico che sia facile, dico che concettualmente è molto semplice:
- metti a fuoco ciò che è importante,
- definisci le attività,
- definisci quanto tempo ci vuole,
- definisci una scadenza,
- svolgi le attività,
- monitori
- e aggiusti il tiro.
Bene.
Ora che abbiamo visto i passi per imparare a gestire il tempo, andiamo a vedere perché la gestione del tempo è molto difficile.
Perché la gestione del tempo è difficile
La gestione del tempo è molto difficile perché entra in gioco un personaggio misterioso che – se mi conosci – sai che chiamo Ego Infantile.
L’Ego Infantile è un personaggio – con delle caratteristiche infantili – che ognuno di noi si porta a spasso nel proprio mondo interiore, ed ha una forza psichica più o meno grande in base alla taglia.
Quali sono queste caratteristiche?
Sono la ricerca della gratificazione immediata rispetto alle cose importanti come i bisogni, i valori e passioni tuoi o dei tuoi clienti e l’evitamento del disagio e della fatica.
Questo personaggio interiore diventa molto rilevante quando si parla di gestione del tempo perché mette i bastoni tra le ruote ai passi operativi che abbiam visto prima.
Il primo passo – se ti ricordi – è definire le priorità.
All’Ego Infantile non importa una mazza fionda di cosa è importante per te e men che meno di cosa è importante per i tuoi clienti.
L’Ego Infantile vuole la gratificazione immediata e spesso la gratificazione immediata va in conflitto con il seguire le priorità.
Questo è il primo modo con cui l’Ego Infantile mette i bastoni tra le ruote alla gestione del tempo.
Anche nel caso in cui si riesca a mettere a fuoco le priorità, l’Ego Infantile torna alla carica perché pianificare è faticoso.
Infatti, prima di partire in quarta con le azioni da svolgere, serve capire:
- quanto tempo serve,
- cosa fare prima
- e cosa fare dopo.
Questa è un’attività che comporta fatica specie se non sei allenato.
Quindi – come abbiam visto prima – siccome l’Ego Infantile non vuole fare fatica, spesso salta la fase di pianificazione.
Quando invece pianifica poi non fa il monitoraggio perché è noioso e quando fa il monitoraggio poi non fa l’aggiustamento del tiro perché occorre prendere consapevolezza dei propri errori e all’Ego Infantile non piace.
Ok tutto chiaro, ma quindi cosa posso fare per gestire questo personaggio e imparare a gestire il tempo una volta per tutte??
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Spero che l’articolo ti sia piaciuto.
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In ogni caso ti faccio un grosso in bocca al lupo per la tua crescita, benessere e prosperità.
Alla prossima.
Mirco
Immagini: Google images