Time Management: Come aumentare la produttività e ottenere più risultati

Se vuoi eccellere nel time management, essere incredibilmente più produttivo e ottenere più risultati, allora leggi questo articolo.

Aumentare la produttività significa riuscire a fare oggi quello che non riuscivi a fare ieri - F. Kafka Condividi il Tweet

time management

In questo articolo ti darò una visione d’insieme sulla “gestione del tempo” facendo chiarezza su alcuni punti solitamente trascurati e malcompresi.

Da qui alla fine:

  • farò alcune distinzioni per sgombrare il campo da falsi concetti,
  • scoprirai quali sono gli ingredienti necessari – oltre al tempo – per esser più produttivi,
  • ti darò qualche linea guida sulla pianificazione,
  • ti spiegherò in cosa consiste il monitoraggio.

Se preferisci c’è anche il video.

Activity Management

Il primo falso concetto viene proprio dal titolo che è Time Management o gestione del tempo, perché il tempo non si può gestire, il tempo scorre e basta.

Allora noi che cos’è che possiamo gestire?

Noi possiamo esercitare il controllo sulle attività.

Poi le attività ovviamente si dispiegano e consumano tempo.

Quindi per descrivere accuratamente la realtà dovremo dire Activity Management o Gestione delle attività.

E come le gestisco queste attività? Dammi le tecniche.

Allora, il primo livello di controllo sulle attività è: dico di sì o dico di no ad una attività.

Questa prima tecnica già è “Time Management”, passatemi la licenza poetica, abbiamo detto che non è corretto, ma siamo talmente abituati ad utilizzarlo che continuerò a farlo.

Si ok, ma come decido a che attività dire SI e a che attività dire NO?

Di questo ne parlo un bel po’ nel mio libro Coltiva la crescita.

Ad ogni modo…

Il principio generale da seguire, che è tanto banale quanto spesso trascurato, è quello dell’importanza.

Quindi, riassumendo:

  • Il time management non esiste e non puoi gestire il tempo,
  • Invece puoi gestire le attività,
  • E l’azione minima che puoi fare per gestire le attività è imparare a dire sì alle cose importanti e dire no al resto.

Ok, mi chiedevo… come faccio a sapere se una cosa è importante?

Risultati e creazione di Valore

È importante tutto ciò che crea valore.

E cos’è che crea valore?

Crea valore ciò che soddisfa un bisogno.

Se tu sei nell’interazione con un cliente, è importante ciò che crea valore per il cliente e auspico anche per te.

Perché altrimenti se si crea valore per lui e per te no, dopo un po’ la relazione si rompe.

E se invece non sono in relazione con il cliente o altre persone, quand’è che un’attività è importante?

Uguale come prima, ovvero quando crea valore, ma stavolta quando viene soddisfatto un tuo bisogno.

Poi il bisogno può essere declinato in bisogno, valore o passione, però la meccanica è molto semplice:

Fin qui ci siamo.

C’è un altro problemino, un concetto spesso non chiaro.

Ovvero: “Ma perché noi svogliamo le attività?”

Svolgiamo le attività perché noi vogliamo dei risultati.

Cioè le attività sono funzionali ad ottenere qualche cosa che prima non c’è e dopo aver svolto l’attività c’è.

Ad esempio, per fare un panino devi svolgere delle attività, quindi le attività che farai sono funzionali a realizzare un risultato.

Poi questo risultato crea valore perché soddisfa il mio bisogno di fame dandomi energia.

A proposito di energia…

Gli ingredienti trascurati nel “Time Management”

Un altro problema che c’è nel time management è che spesso ci si dimentica dell’energia.

Il tempo è necessario, ma non è sufficiente.

L’energia è un ingrediente fondamentale.

Se hai tutto il tempo del mondo, ma sei stanco morto e non hai energie, produrrai la metà della metà dei risultati che avresti potuto produrre rispetto al caso in cui tu avessi avuto energie.

Appero giusto, importante questa energia, meglio non dimenticarsene.

Bene.

Quindi c’è activity management e energy management.

Però siccome va di moda il time management, parliamo di time management, ma noi dobbiamo ricordarci che dentro quel cappello semantico c’è quello che abbiam visto fino ad ora.

Chiarissimo fin qui!

Un altro ingrediente importantissimo – e questo in Italia non viene mai considerato – sono le competenze.

Le competenze sono un fattore critico di successo per la produttività.

Immagina che per ottenere un risultato:

  • ti dò tutto il tempo che vuoi,
  • hai un enorme energia,
  • però non sai fare una “O” con un bicchiere.

Che risultati mi porti?

Mhh… nessuno

Esatto.

Ti faccio altri due esempi.

Se mi dicessi di costruire un missile nucleare, io non ho le competenze per farlo.

Quindi posso anche avere tutto il tempo del mondo e infinite energie, non ci riuscirò.

Oppure…

Io non son un bravo grafico.

Quindi se devo fare una grafica, perdo una marea di tempo e produco un risultato orrendo, mentre un grafico ci metterebbe tre minuti per fare un ottimo lavoro.

Ok chiaro, ci sono altri ingredienti?

Si, per conoscere tutti gli ingredienti chiave per la produttività ti invito a leggere questo articolo.

Morale? Attenzione a portare un focus eccessivo sul tempo.

Altrimenti cosa succede?

Succede che, se vuoi avere più risultati, dopo lavori di più.

E usando come unica leva il tempo per esser più produttivo ottieni meno risultati e subentra lo stress.

Urca ok, afferrato

Bene!

Pianificazione

“Tutto il time management inizia con la pianificazione” T. Greening Condividi il Tweet

Un altro concetto/abilità importante, è quella di pianificazione.

Perché se ti è chiaro che le attività, il tempo e gli ingredienti chiave per la produttività van gestiti, ma manchi di pianificazione, quota parte del tempo lo perdi per strada.

La pianificazione parte da una sequenza logica molto semplice applicabile sia ai risultati da portare da qui a tre anni, sia ai risultati da portare da qui a sei mesi, a tre mesi, a due settimane o domani.

Quindi c’è la pianificazione di lungo periodo, di medio periodo o di breve periodo.

Io per semplificare, parto da quella del giorno dopo.

E qui già c’è un piccolo messaggio subliminale, cioè per pianificare la giornata io consiglio di farlo il giorno prima.

Perché?

Perché ho già pianificato la giornata che sta finendo e vado a vedere il delta.

Cos’è il delta?

Il delta è la distanza, la distanza tra quello che ho pianificato e quello che ho effettivamente fatto.

Ok ma aspetta, come si pianifica?

A grandi linee si stila la lista delle cose da fare dove a fianco di ogni attività c’è il tempo allocato e stimato per far quell’attività.

Ogni attività poi la collochi in dei momenti della giornata.

Come?

Bisogna conoscersi.

Cioè sapere:

  • quand’è che c’è più energia,
  • quand’è che c’è più lucidità,
  • quand’è che le tue competenze applicate ad una data attività ti portano più risultati,
  • Etc…

E quindi poi pianificherai in questo modo:

Dalle ore X alle ore Y per tot tempo farò attività Z”.

Ad esempio io so che sono più produttivo la mattina percui ne tengo conto nel disporre le attività durante la giornata.

Ok un’altra cosa… Hai qualche tecnica da consigliarmi per allocare i tempi per ogni attività?

Nell’allocare le risorse per le attività devi tener conto della mamma di tutte le matrici, dove:

  • se hai un’attività importante e gli dedichi poco tempo corri dei rischi,
  • se hai un’attività poco importante e gli dedichi troppo tempo sprechi del tempo

Un altro consiglio..

Se le attività son importanti, devi cercare di blindarle.

Perché rischi che gli altri, non perché son cattivi, ma perché ognuno fa il suo mestiere cioè tira l’acqua al suo mulino, ti tirino per la giacchetta.

Quindi ad esempio, lavorare la mattina presto è molto utile non solo perché hai tendenzialmente più energie, ma perché la gente dorme.

Se dormono, a meno che non siano dei sonnambuli molto abili, non ti disturbano e tu puoi fare le tue robine.

Monitoraggio

Vedrai, che a fine giornata c’è un delta.

Cioè un divario tra la pianificazione che hai fatto e quello che hai svolto.

Allora, in 5/10 minuti puoi fare un monitoraggio molto prezioso perché fai un apprendimento.

E cosa è che imparo?

L’apprendimento è capire cosa funziona e cosa no per poi tenerne conto per la pianificazione del giorno successivo, per questo consiglio di farla alla sera.

La stessa cosa per la settimana.

A fine settimana fai la pianificazione della settimana successiva.

Quindi il monitoraggio è fondamentale perché senza di esso non sei in grado di capire cosa funziona e cosa non funziona. E quindi pianificare di conseguenza.

Vuoi ottenere più risultati?

Se vuoi approfondire quali sono le soft skills necessarie per fare un “time management” efficace e quindi ottenere più risultati, puoi dare un occhiata a questo articolo.

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In ogni caso ti faccio un grosso in bocca al lupo per la tua crescita, benessere e prosperità.

Alla prossima.

Mirco

Immagini: Google images

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